منظور از نرم افزار مدیریت یکپارچه چیست؟

به این قسمت از وبلاگ وبسایت اَتورک خوش آمدید، در اینجا به موضوع جذاب نرم افزار مدیریت یکپارچه می‌پردازیم و بیان می‌کنیم که آیا تعریف یک نرم افزار مدیریت یکپارچه این است که در یک نرم افزار تمامی نرم افزارهای یک سازمان قرار داشته باشند یا تعارف متنوعی وجود دارد؟
در ضمن اصطلاحات مرتبط با این موضوع را نیز باز می‌کنیم پس نگران نباشید اگر در جستجوهایتان با اصطلاحاتی چون IMS رو به رو شدید و منظور از آن را نمی‌دانستید؛ از آنجایی که استفاده از نرم افزارهای مدیریت یکپارچه در ایران و در سطح بین المللی رو به رشد است و به عبارتی جزو ترندهای این روزهاست آشنایی با آن می‌تواند جذاب باشد و کمک کننده؛ در اینجا تلاش شده به صورت جامع هر آنچه در رابطه با این موضوع وجود دارد بیان شود تا نیازی به سرچ مجدد نداشته باشید؛ شما را به همراهی با اَتورک دعوت می‌کنم.

سیستم مدیریت یکپارچه چیست؟

سیستم های مدیریت یکپارچه که به صورت اختصاری (IMS) از آنها یاد می‌شود برای یکپارچه سازی تمام سیستم های فعلی موجود در یک سازمان طراحی شده اند. این حروف اختصاصی خلاصه شده‌ی Integrated Management Systems است و به این ترتیب، سازمان می‌تواند به عنوان یک واحد یکپارچه در جهت اهداف یکسان، افزایش کارایی و بهره‌وری در تیم‌های مختلف کار کند.
بیشتر اوقات، سازمان ها به سیستم های خود به عنوان واحدهای جداگانه نگاه می‌کنند. هنگامی که این اتفاق رخ می‌دهد، ممکن است درگیری‌های پیش‌بینی نشده‌ای بین سیستم‌های مختلف وجود داشته باشد که می‌تواند بر بهره‌وری و کارایی تأثیر بگذارد. با ادغام سیستم‌های مدیریت با یکدیگر، سازمان‌ها می‌توانند تیم‌ها را متحد کرده و به عنوان یک واحد منفرد کار کنند.
هنگامی که سازمان ها تمام اطلاعات و فرآیندها را در یک سیستم منفرد ادغام می‌کنند، می‌توانند از مزایای بسیاری بهره‌مند شوند. جدا از افزایش کارایی و بهره‌وری، یک IMS می‌تواند هزینه‌های سربار را کاهش دهد و مزایای دیگری را در مقایسه با اجرای سیستم‌های جداگانه به موازات یکدیگر ارائه دهد.

فواید و مزایای نرم افزار مدیریت یکپارچه یا IMS

یک IMS به گونه ای طراحی شده است که یک راه حل متمرکز برای سازمان ها باشد. این موضوع به آنها اجازه می‌دهد تا تمام فرآیند و سیستم‌های خود را در یک سیستم واحد ادغام کنند و در عین حال اطمینان داشته باشند که هر فرآیندی مطابق با استانداردهای بین المللی است.

وقتی شرکت‌ها چند سیستم را به موازات یکدیگر مدیریت می‌کنند، احتمال تکرار وجود دارد. این می‌تواند منجر به صرف زمان بیشتر از میزان لازم برای انجام وظایف مختلف و صرف بودجه بیشتر از حد نیاز شود. علاوه بر این، این موضوع می‌تواند منجر به این شود که کارمندان مجبور به انجام کارهای بیشتری شوند؛ بنابراین، یک IMS به شما این امکان را می‌دهد تا موارد اضافی و تکراری را در فرآیند خود حذف کنید. به این ترتیب، کارکنان کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام می‌دهند و هزینه‌های سربار کسب‌وکار شما کم می‌شود.
علاوه بر موارد یاد شده، استفاده از IMS در یک سازمان به شما امکان می‌دهد فرآیندهای مختلف را ساده کنید و کارایی را تا حد زیادی افزایش دهید؛ اما مزایای استفاده از IMS به همین جا ختم نمی‌شود. در اینجا مزایای بیشتری وجود دارد که سازمان ها ممکن است با اتخاذ یک IMS به آن برسد را باهم مرور می‌کنیم که عبارتند از:
• تمام فرآیندهای غیرضروری که برای کسب و کار هزینه دارد را حذف کنید.
• اطمینان حاصل کنید که تمام فرآیندها مطابق با استانداردهای ISO هستند.
• تقویت و بهینه‌سازی سیستم های موجود
• فرآیندهای حسابرسی داخلی را ساده کنید.
• تقویت ارتباطات داخلی و خارجی
• صرفه‌جویی در زمان مدیران ارشد
• استفاده از ابزارهای مدرن برای پیاده‌سازی و مدیریت سیستم‌ها به شیوه‌های کارآمدتر

اصطلاحات مربوط به نرم افزار مدیریت یکپارچه

یک نرم افزار مدیریت یکپارچه IMS از بخش‌های متنوعی تشکیل می‌شود که هر قسمت آن نام خاصی دارد که همان نام‌ها اصطلاحاتی هستند که در این زمینه به گوش می‌رسند و برای برخی موضوع را نامفهوم و پیچیده می‌کنند؛ به همین خاطر در اینجا این قسمت ها و اصطلاحات را یک به یک توضیح می‌دهیم. از این که تا اینجا با اَتورک همراه بودید خوشحالیم.

QMS – یا نرم افزار سیستم مدیریت کیفیت

سیستم مدیریت کیفیت (QMS) مجموعه‌ای از خط‌مشی‌، فرآیند و رویه‌های مورد نیاز برای برنامه‌ریزی و اجرا (تولید، توسعه، خدمات) در حوزه‌ی کسب‌وکار اصلی یک سازمان است، (یعنی حوزه‌هایی که می‌تواند بر توانایی سازمان برای برآوردن نیازهای مشتری تأثیر بگذارد. ). ISO 9001:2015 نمونه ای از سیستم مدیریت کیفیت است.
• سیستم‌های مدیریت کیفیت ISO 9001
• مدیریت کیفیت هوافضا و دفاع AS9100
• تجهیزات پزشکی ISO 13485
• مدیریت کیفیت خودرو IATF 16949
خوب است بدانید که QMS مخفف عبارت Quality Management System یا همان سیستم مدیریت کیفیت است.

EMS – سیستم مدیریت محیطی

یک سیستم مدیریت محیطی (EMS) موقعیت و عملکرد محیطی سازمان را تعیین و به طور مداوم بهبود می‌بخشد.
سیستم های مدیریت محیطی ISO 14001 نمونه‌ای مشهور از این دست هستند. EMS کوتاه شده‌ی عبارت Environmental Management System به معنای سیستم مدیریت محیطی است.

SMS – سیستم مدیریت ایمنی

یک سیستم مدیریت ایمنی یا SMS (یا OHSMS) موقعیت و عملکرد سلامت و ایمنی سازمان را تعیین می‌کند و به طور مداوم بهبود می‌بخشد. سیستم مدیریت ایمنی از یک طرح کلی پیروی می‌کند و مانند هر جنبه دیگری از یک کسب و کار مدیریت می‌شود از مشهورترین نمونه‌های آن می‌توان به ISO 45001 سیستم های مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی اشاره کرد.

EnMS – سیستم مدیریت انرژی

EnMS میزان مصرف انرژی و تأثیر آن در سازمان را تعیین می‌کند و به طور مداوم آن را بهبود می‌بخشد. سیستم مدیریت انرژی (EnMS) مجموعه‌ای از اقدامات است که فرهنگ بهبود مستمر در عملکرد انرژی را ایجاد می‌کند.
سیستم مدیریت انرژی ISO 50001 یک نمونه‌ی خوب برای EnMS است.
EnMS مخفف عبارت Energy Management System است که به فارسی همان سیستم یا نرم افزار مدیریت انرژی می‌شود.

FSMS – سیستم مدیریت ایمنی مواد غذایی

FSMS به عنوان یک سیستم مدیریت ایمنی مواد غذایی تأیید می‌کند که شرکت‌ها در صنایع غذایی از رویه و دستورالعمل‌های خاصی پیروی کرده تا محصولات خود را برای ایمنی مشتری تضمین کنند. نرم افزارهایی که ایمنی موارد غذایی را مدیریت می‌کنند جزو سیستم‌های FSMS هستند. برخی از موارد معروف آن عبارتند از:
گواهینامه ایمنی مواد غذایی FSSC 22000
ISO 22000
SQF
در رابطه با معنای این سیستم نیز باید گفت که FSMS کوتاه شده‌ی Food Safety Management System است.

ISMS – سیستم مدیریت امنیت اطلاعات

یک سیستم مدیریت امنیت اطلاعات تعیین می‌کند که سازمان شما چگونه باید امنیت اطلاعات خود را سازماندهی و مدیریت کند. اگر نرم افزاری امکانات مرتبط با مدیریت امنیت اطلاعات را ارائه داد در این دسته سیستم‌ها قرار می‌گیرد.
یک نمونه از ISMS سیستم مدیریت امنیت اینترنت ISO 27000 است.
ISMS کوتاه شده‌ی عبارت Information Security Management System به معنای سیستم مدیریت امنیت اطلاعات است.
این سیستم یا نرم افزارها از ضروری‌ترین سیستم‌هایی‌ست که تا اینجا معرفی کردیم و سازمانی باید یک سیستم برای مدیریت امنیت اطلاعات خود داشته باشد و حتی استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک نیز باید برای این موضوع برنامه‌ریزی کنند.

چگونه سیستم های مدیریت را ترکیب کنیم؟

سازمان‌ها ممکن است اهداف و خواسته‌های بسیار متفاوتی داشته باشند، اما معمولاً شرکت‌ها با مطابقت خود با سیستم مدیریت کیفیت موجود با ISO 9001 شروع می‌کنند و به تدریج آنها را سیستم‌های مدیریتی بیشتری را ادغام می‌کنند. اینها می‌تواند شامل مدیریت زیست محیطی و انرژی مطابق با استانداردهای ISO 14001 و ISO 50001، مدیریت دارایی مطابق با ISO 55001 و/یا سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی مطابق با ISO 45001 باشد.
سیستم مدیریت امنیت اطلاعات (ISMS) مطابق با ISO/IEC 27001 را می‌توان در یک IMS نصب کرده و از همپوشانی و تکرار کار جلوگیری کرد. در هر صورت، سازمان‌هایی که سیستم مدیریت موجود خود را از مراحل اولیه برای صدور گواهینامه یکپارچه آماده می‌کنند، از فرآیندهای بهینه بهره‌مند می‌شوند.

آیا سیستم مدیریت یکپارچه برای شما کاربرد

دارد؟

در حالت ایده‌آل، سازمان شما دارای یک IMS است که همه اهداف را به طور همزمان در خود دارد و مدیریت می‌کند. با این حال، برآوردن نیازهای سیستم های مدیریتی مختلف که در یک کسب و کار واحد عمل می‌کنند، کار آسانی نیست.
استانداردهای یکپارچه راهی برای ادغام چند سیستم مرتبط در هر سازمانی، صرف نظر از بازار آنها ایجاد کرده است. ادغام چند سیستم مدیریت در یک سیستم یکپارچه (که اسناد، سیاست‌ها، رویه‌ها و فرآیندها را به اشتراک می‌گذارند) انتخابی منطقی است.
اگر سازمانی دارید که از قسمت‌های مختلفی چون فروش یا ارتباط با مشتریان، نرم‌افزار یا برنامه‌نویسان، بخش مالی و مواردی از این دست تشکیل شده است داشتن یک سیستم مدیریت یکپارچه می‌تواند به کاهش هزینه‌های سربار کمک بزرگی کند.
یکی از اشتباهات متداولی که کارفرمایان در این مرحله انجام می‌دهند توجه به تعداد نیروهاست. اغلب کارفرمایان گمان می‌کنند که اگر سازمان کوچکی دارند دیگر نیازی به داشتن یک سیستم یکپارچه نیست و به راحتی کارها را به آنها ارجاع می‌دهند؛ اما باید توجه داشت که سیستم‌های یکپارچه‌ساز سازمانی اگر در ابتدای کار استفاده شوند نیز مزایای خوبی دارند. اگر سازمان کوچک خود را از ابتدا با سیستم مدیریت یکپارچه‌ گسترش بدهید همه‌چیز منظم و با بالاترین کارایی گسترش میابد و برای دیدن عملکرد افراد و بخش‌ها و درآمد و سود خود نیازی به حتی سیستم‌هایی مثل OKR ندارید.
با توضیحات بالا به این نتیجه می‌رسیم که نیازی نیست حتما سازمان شما بزرگ باشد تا این سیستم‌ها برای شما مفید باشند.
اشتباه دیگر این است که تصور کنید برای سیستم‌های مدیریت یکپارچه باید هزینه‌های زیادی متقبل شوید که بازهم اینگونه نیست زیرا در حال حاضر نمونه‌هایی از سیستم‌ها وجود دارند که امکان استفاده از آنها به صورت رایگان هست و با افزایش نیروها باید هزینه پرداخت کنید و نیازی به پرداخت هزینه‌هایی گزاف در ابتدای کار ندارند یا به صورت کامل رایگان هستند.

نرم افزار مدیریت یکپارچه اَتورک

اَتورک یک سیستم مدیریت یکپارچه و همه جانبه‌ است که پنلی با قابلیت شخصی‌سازی دارد تا بتواند تمامی نیازهای شما را در داخل سازمان پوشش بدهد. از صفحه‌ی امکانات اَتورک می‌توانید با مجموعه‌ای از امکانات اَتورک آشنا شوید.
بر از امکاناتی که در راستای یکپارچگی نرم افزار اَتورک است را بیان می‌کنیم:
• امکان شخصی‌سازی پنل بر اساس نوع نیاز خود
• ابزارهای مدیریت کارمندان
• ابزارهای مدیریت اطلاعات شرکت
• ابزارهای مدیریت گفتگوهای سازمانی
• ابزارهای مدیریت شعب سازمان
• و دستیار هوش مصنوعی
امکان استفاده رایگان از سیستم یکپارچه‌ی اتورک نیز وجود دارد و از آنجایی که اروپایی و ایرانی‌ست از قوانین بین المللی حفاظت از اطلاعات تبعیت می‌کند شما هم چه عضوی از یک سازمان هستید چه مدیر عامل می‌توانید همین حالا پنل اَتورک خود را به صورت رایگان دریافت کنید.