مدیریت پروژه می‌تواند یکی از پیچیده و طاقت فرساترین کارها باشد، چون برای آن باید نگاه دقیقی به برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، تخصیص منابع، نظارت بر پروژه و حتی مدیریت وظایف تیم داشته باشید. به همین دلیل وجود نرم‌افزار مدیریت تسک به شما کمک می‌کند تا به راحتی از پس بهبود عملکرد پروژه بر بیایید.
در ادامه این بخش از وبسایت اَتورک قرار است یک استراتژی عملی برای بهبود عملکرد پروژه با کمک نرم‌افزار مدیریت تسک به شما پیشنهاد دهیم تا بر چالش‌های مدیریت پروژه غلبه کرده و پروژه را با موفقیت به پایان برسانید؛ همچنین در انتها نرم‌افزار مدیریت تسک اَتورک را به شما معرفی خواهیم کرد که در این زمینه می‌تواند بسیار کمک کننده باشد.
تعریف عملکرد پروژه | عملکرد در پروژه چیست؟
ارزیابی میزان پیشرفت و موفقیت یک پروژه به معنی سنجش عملکرد پروژه است. با کمک این ارزیابی متوجه می‌شویم که یک پروژه چقدر خوب مدیریت شده، تا چه حد کارآمد اجرا شده و آیا با اهداف تعیین شده و شاخص‌های کلیدی عملکرد مطابق داشته یا خیر. به شاخص کلیدی عملکرد (KPI) نیز گفته می‌شود که مختصر شده‌ی Key Performance Indicator است.
از جمله مهمترین شاخص کلیدی عملکرد (KPI) برای سنجش عملکرد پروژه می‌توان به زمان‌بندی، بودجه، کیفیت خروجی و میزان رضایت مشتری یا ذینفعان اشاره کرد.
برای رسیدن به سودآوری در کسب‌و کار و موفقیت کلی پروژه به بهبود عملکرد پروژه نیاز داریم چون این شاخص در رسیدن به اهداف زیر به ما کمک می‌کند:
- تعیین موفقیت کلی یک پروژه
- تعیین میزان سودآوری پروژه و مدیریت هزینه‌ها
- تعیین میزان شهرت حرفه‌ای کسب‌و کار و بالا بردن آن
- تعیین رضایت مشتریان و جذب پروژه‌های بیشتر
دلیل اهمیت بهبود عملکرد پروژه در مدیریت پروژه
شما می‌توانید از طریق سنجش عملکرد پروژه یا همان کی‌پی‌آی متوجه شوید که یک پروژه شکست می‌خورد یا موفق می‌شود و این مهمترین دلیل اهمیت بهبود عملکرد پروژه است.
یک پروژه را می‌توان از جنبه‌های مختلفی مثل تحویل پروژه در مهلت تعیین شده، لحاظ کردن تمام برنامه‌های دخیل در پروژه، حفظ بودجه‌بندی و خروجی باکیفیت پروژه مورد ارزیابی قرار داد و مدیریت کرد.
تمام این عوامل و حتی برخی عامل‌های داخلی و خارجی دیگر می‌توانند به صورت مستقیم یا غیرمستقیم بر روی خروجی نهایی پروژه تاثیر بگذارند.
در این بین مدیریت تسک برای بهبود عملکرد پروژه می‌تواند تاثیر زیادی در مدیریت پروژه و رسیدن به خروجی نهایی مد نظر داشته باشد. به همین دلیل است که باز هم تاکید می‌کنیم، مدیریت پروژه می‌تواند تعیین کننده شکست یا پیروزی یک پروژه باشد.
نقش نرم‌افزار مدیریت تسک در بهبود عملکرد پروژه
با یک نگاه گذرا به کسب‌و کارهای امروزی به راحتی می‌توان فهمید که بازار تا چه اندازه رقابتی شده و طبیعتاً کسب‌و کاری در این شرایط دوام می‌آورد و می‌تواند رشد کند که درصد خطاهای خود را به حداقل رسانده و تقاضاهای مصرف‌کنندگان را هر چه بهتر مدیریت و رفع کند.
یک عامل مهم برای رسیدن به این هدف، استفاده از نرم‌افزار مدیریت تسک به منظور بهبود عملکرد پروژه است. چون می‌تواند خروجی‌های پروژه را بهتر کرده و باعث سودآوری کلی کسب‌و کار شود.
نرم‌افزار مدیریت تسک ابزاری است که حرفه‌ای‌ها از آن برای مقابله و حل ضعف پروژه‌های خود استفاده می‌کنند.
البته این تنها دلیل اهمیت بکار گرفتن ابزار مدیریت تسک نیست. استفاده از این نرم‌افزار در کسب‌و کارتان به شما کمک می‌کند تا فرهنگ یادگیری مداوم را در تیم خود تقویت کنید، رهبری پیشگیرانه و موثر را در مدیریت وظایف خود بهبود دهید و حتی روحیه همکاری تیم خود را بالا ببرید. تمام این موارد فاکتورهای حیاتی برای بهبود عملکرد پروژه هستند.
شما می‌توانید با کمک یک نرم‌افزار مدیریت تسک تمام بخش‌های کار را به شکلی راحت و سریع ردیابی کنید، در وقت خود برای مدیریت وظایف صرفه‌جویی نمایید، شفافیت را در پروژه بیشتر کرده و مهمتر اینکه موانع احتمالی موفقیت پروژه را پیش از اینکه به مشکل تبدیل شوند پیدا کرده و رفع کنید.
از طرفی، بهبود عملکرد پروژه تنها یک تسک مجزا نیست، بلکه یک فرآیند پویا همراه با بخش‌های پیچیده و مرتبط با هم است که به یک ابزار همچون نرم‌افزار مدیریت تسک اتورک برای تمرکز بر روی این حوزه‌ها نیاز دارد. به این ترتیب نه تنها خروجی پروژه باکیفیت‌تر می‌شود، بلکه کل عملیات کسب‌و کار گسترده‌تر و سودآورتر خواهد شد.
تمام این جنبه‌ها که با هم بررسی کردیم، دست در دست هم می‌دهند و کارایی یک پروژه را تا انتها بهبود می‌دهند و در نهایت اینطور می‌شود که عملکرد پروژه شما بهبود پیدا می‌کند و نتایجی فراتر از انتظار بدست می‌آورید.
راهنمای 10 مرحله‌ای برای بهبود عملکرد پروژه با کمک نرم‌افزار مدیریت تسک
حالا که با اهمیت مدیریت پروژه و از همه مهمتر، نقش نرم‌افزار مدیریت تسک در موفقیت و بهبود عملکرد پروژه آشنا شدید، در این قسمت قصد داریم تا 10 مرحله عملی برای بهبود عملکرد پروژه را با هم بررسی کنیم.
با تکیه بر این 10 استراتژی می‌توانید مدیریت پروژه را به راحت‌ترین شکل ممکن انجام داده و شانس بیشتری برای رسیدن به اهداف پروژه داشته باشید:
1. تعیین اهداف واضح برای پروژه
اهداف پروژه خود از جمله حدود کار، تسک‌هایی که باید تحویل داده شود و برنامه زمانی آن را به شکلی واضح و دقیق مشخص کنید. بدون شفاف‌سازی اهداف پروژه نمی‌توانید عملکرد پروژه را بهبود داده و به موفقیت برسید.
مهمترین فایده تعیین اهداف پروژه این است که تمام اعضا تیم و ذینفعان دقیقاً می‌دانند در چه مسیری باید حرکت کنند؛ بنابراین به صورت یکپارچه و هماهنگ برای رسیدن به هدف کلی تلاش می‌کنند. با کمک شفاف‌سازی اهداف می‌کنید میزان پیشرفت و موفقیت پروژه را نیز ارزیابی کنید.
2. پیش‌بینی و برنامه‌ریزی مؤثر
مهمترین رکن در بهبود عملکرد پروژه این است که از قبل برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید. به این منظور باید دقیقاً زمان انجام کارها را مشخص کرده و منابع مورد نیاز را تعیین کنید. مهمترین فایده داشتن یک برنامه‌ریزی کامل، شفاف و مدون این است که می‌توانید از قبل مشکلات احتمالی را شناسایی کرده و برای حل آنها آماده باشید.
علاوه بر این، تنها در صورت برنامه‌ریزی است که تمام اعضای تیم دقیقاً می‌داند که وظیفه‌شان در پروژه چیست و چقدر برای انجام آن زمان دارند.
3. پیاده‌سازی ابزارهای مدیریت پروژه مؤثر
حالا به مهمترین بخش کار، یعنی استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه مثل نرم‌افزار مدیریت تسک اَتورک برای بهبود عملکرد پروژه رسیدیم.
به طور کلی، نرم‌افزار مدیریت تسک یا وظیفه ابزارهای مختلفی از جمله نمودارهای گانت، نرم‌افزارهای تخصیص وظایف و زمان‌بندی را در اختیار شما قرار می‌دهد که با کمک آنها می‌توانید کارها را بهتر سازماندهی، برنامه‌ریزی و مدیریت کرده و حتی ارتباطات درون تیم را تقویت کنید.
از طرفی، نرم‌افزار مدیریت وظایف اَتورک به شما کمک می‌کند که اعضای تیم به راحتی و فقط با یک نگاه متوجه میزان پیشرفت پروژه شده و از وظایف خود مطلع شوند.
4. تقویت همکاری و ارتباط تیم
بعد از اینکه نرم‌افزار مدیریت تسک را در سازمان خود پیاده‌سازی و اجرا کردید، نوبت به برقراری ارتباط بین اعضا تیم می‌رسد. چون کیفیت ارتباطات در تیم یک عنصر حیاتی در موفقیت یا شکست یک پروژه است.
بنابراین، توصیه می‌کنیم در این مرحله یکسری جلسات منظم تیمی ترتیب دهید، موضوعات جلسات را اطلاعرسانی کرده و برای پیدا کردن راههای جدید به منظور موفقیت پروژه با اعضا تیم جلسه تشکیل دهید. تمام این اقدامات باعث تقویت روحیه همکاری و همدلی در بین اعضا می‌شود.
حتی در این مرحله نیز وجود نرم‌افزار مدیریت تسک اَتورک عامل کمک‌کننده‌ای است، چون این نرم‌افزار به شما کمک می‌کند تا اعضای تیم هرچه سریع‌تر به اطلاعات دسترسی داشته باشند و ارتباطات بهتری شکل دهند.
5. توسعه یک برنامه جامع تخصیص منابع و اولویت‌بندی آن
بهبود عملکرد پروژه زمانی محقق می‌شود که منابع به درستی و دقیق به بخش‌های مختلف پروژه تخصیص پیدا کند. به همین دلیل باید ابتدا وظایف تیم را بر اساس اولویت و ضرورت مرتب کرده و سپس منابع را درست به همان جایی بفرستیم که واقعاً به آن نیاز است.
نرم‌افزار مدیریت تسک در تخصص صحیح منابع به شما کمک می‌کند، چون این ابزار دقیقاً به شما می‌گوید که منابع به کجا برود. چون به راحتی می‌تواند استعدادها و نقاط قوت اعضا را در نظر گرفته و منابع را برای همان اعضا تخصیص دهد.
6. استفاده از سیستم‌های مدیریت زمان و هزینه
اگر می‌خواهید در انتهای پروژه به سودآوری بالایی برسید، باید مبحث مدیریت زمان و هزینه را مد نظر خود قرار دهید تا کنترل هزینه‌ها به بهترین شکل ممکن انجام شود.
برخی از نرم‌افزارهای مدیریت تسک، همچون نرم‌افزار مدیریت تسک اَتورک این قابلیت را دارند که کارایی تیم را تجزیه و تحلیل کرده و هزینه‌های پروژه را به همراه زمان پروژه تعیین کنند. به این ترتیب می‌توانید بر اساس داده‌هایی که خود به نرم‌افزار می‌دهید، تنظیمات لازم را برنامه‌ریزی کرده و بودجه پروژه را مشخص کنید.
7. نظارت منظم بر پیشرفت کار و ارائه بازخورد
نظارت مداوم بر پروژه به شما کمک می‌کند تا در زمان مناسب تغییرات مورد نیاز را اعمال کنید. تمام این اقدامات با نرم‌افزار مدیریت تسک شدنی است، چون در این ابزار می‌توانید گزارش وضعیت پروژه را به صورت منظم دریافت کرده و جلسات بازخورد برگزار کنید.
این کار نه تنها شانس موفقیت پروژه را بیشتر می‌کند، بلکه باعث ایجاد فضای حمایتی بین اعضا تیم شده و نفرات را ترغیب می‌کند تا دغدغه‌ها و نظرات خود را در رابطه به بهبود عملکرد پروژه در میان بگذارند.
8. الگوسازی و استانداردسازی فرآیندها
حفظ ثبات و یکنواختی در پروژه‌های مختلف فقط با الگوسازی و استانداردسازی فرآیند پروژه امکان‌پذیر است. چون می‌توانید با این اقدام زمان مورد نیاز برای راه‌اندازی سیستم‌ها، تنظیم قوانین و ایجاد روال‌ها را در هر پروژه جدید کم کنید.
علاوه بر این، الگو و استانداردسازی فرآیند پروژه امکان ثبت تجربیات موفق و تکرار آنها را در پروژه های بعدی فراهم می‌کند.
9. ترغیب تیم به یادگیری مداوم و بهبود توانمندی‌های خود
سهم زیادی از بهبود عملکرد پروژه در یادگیری مداوم تیم و ارتقا توانمندی آنها نهفته است. به همین دلیل توصیه می‌کنیم اعضای تیم را برای بهبود مهارت‌های فعلی یا یادگیری تکنیک‌های جدید و در نظر گرفتن پروژه‌های گذشته به منظور یافتن فرصت‌هایی برای پیشرفت تشویق کرده و از فناوری‌های نوآورنه همچون نرم‌افزار مدیریت وظایف برای افزایش بهره‌وری تیم و کیفیت پروژه استقبال کنید.
10. خودکارسازی فرآیندهای انجام پروژه
در عصری که به سمت دیجیتالی شدن ابزارها پیش می‌رویم، خودکارسازی می‌تواند تاثیر چشمگیری بر بهبود عملکرد پروژه داشته باشد.
شما می‌توانید با کمک نرم‌افزار مدیریت تسک اَتورک کارهای تکراری را اتوماتیک کنید تا وقت بیشتری برای انجام کارهای پیچیده‌تر پیدا کنید و به این ترتیب سرعت و دقت انجام پروژه را به شکل قابل توجهی افزایش دهید و در نهایت کارایی و سودآوری پروژه را بالا ببرید.
ابزارهایی همچون نرم‌افزار مدیریت وظایف اَتورک، نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) و نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌توانند در اتوماتیک کردن بخش‌های مختلف پروژه برای شما مفید باشند.
بهبود عملکرد پروژه ترکیبی از توجه به اهداف پروژه، برنامه‌ریزی دقیق، استفاده از ابزارهای پیشرفته همچون نرم‌افزار مدیریت تسک اَتورک و بکارگیری موثر منابع انسانی است و توجه به این استراتژی 10 مرحله‌ای می‌تواند موفقیت پروژه و سودآوری آن را تضمین کند.
بهبود عملکرد پروژه با نرم‌افزار مدیریت تسک اَتورک
اَتورک نرم افزار همه جانبه مدیریت کسب و کار است که از طریق ابزارهای مختلف و هوش مصنوعی، مدیریت وظایف و پروژه را آسان می‌کند.
در صورت استفاده از پلتفرم جامع، یکپارچه و هوشمند نرم‌افزار مدیریت تسک اَتورک دیگر نیازی به استفاده از ده‌ها نرم‌افزار مختلف ندارید، چون اَتورک به تنهایی قادر است 90 درصد از نیازهای نرم افزاری شما را پوشش دهد.
شما می‌توانید با کمک هوش مصنوعی و داده‌های متنوع این پلتفرم، فرآیندهای کاری پروژه خود را بهینه کرده و تصمیمات خود را بر اساس داده‌ها اتخاذ کنید.
از جمله مهمترین قابلیت‌های منحصر به فرد پلتفرم همه جانبه اَتورک می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- مدیریت منابع انسانی
- مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
- ارائه جداول هوشمند و کانبان
- دارای داشبورد تصویری
- همراه با ابزارهای همکاری همچون چت و تایم‌شیت
پس اگر می‌خواهید بهبود عملکرد پروژه خود را در یک محیط کاری مدرن و در عین حال صمیمانه به شکلی ساده عملی کنید، همین الان برای استفاده از نرم‌افزار مدیریت تسک اَتورک ثبت نام کرده و از کاربری آسان به همراه پشتیبانی 24/7 آن در مدیریت پروژه خود لذت ببرید.