مدیریت تسک و مدیریت پروژه هرکدام با مزایای خود دو استراتژی اساسی برای سازماندهی کارها هستند. مدیریت کارها که مورد توجه مدیر تسک قرار می‌گیرد، بر انجام فعالیت‌های روزانه و ساده متمرکز است. در مقابل، مدیریت پروژه که حوزه مورد فعالیت مدیر پروژه است، به برنامه‌ریزی و اجرای وظایف مرتبط با هدف‌های بزرگتر می‌پردازد.در این بخش از وبسایت اَتورک به بررسی مقایسه بین مدیریت تسک با مدیریت پروژه می‌پردازیم تا اگر در موقعیت شغلی مدیر پروژه یا مدیر تسک هستید با این دو موضوع بیشتر آشنا شوید.
مدیریت تسک چیست؟
مدیریت تسک، هنر و علم چیدمان و اجرای وظایف با نظم و دقت است، به گونه‌ای که هر کاری به بهترین شکل ممکن به پایان برسد. این روند، مانند یک نقاشی دقیق، شامل دیدن تصویر بزرگ و تقسیم آن به قطعات کوچکتر و قابل اداره است تا هر قسمت به نوبه‌ی خود، با ظرافت کامل شود.
عناصر اساسی مدیریت تسک عبارتند از:
– تعریف واضح وظایف مورد نیاز
– اولویت‌بندی وظایف بر اساس میزان اهمیت و فوریت
– واگذاری مسئولیت‌ها به اشخاص یا تیم‌های مرتبط
– تعیین زمان‌بندی‌ها و مهلت‌های اجرایی برای تکمیل وظایف
– اعمال تغییرات و تعدیل‌های لازم در طول اجرای پروژه
– پایش و نظارت بر پیشرفت کار به منظور رسیدن به اهداف تعیین شده
در این مسیر، اولین گام شناسایی و تعریف وظایفی است که باید انجام شوند. سپس، مانند یک استاد موسیقی که آثار خود را با دقت اجرا می‌کند، ما وظایف را بر اساس اولویت‌هایی که دارند، مرتب
می‌کنیم. برخی از کارها مانند نُت‌هایی در یک سمفونی هستند که باید زودتر نواخته شوند تا هارمونی درستی ایجاد کنند.
وقتی که نوبت به توزیع وظایف بین اعضای تیم می‌رسد، مانند یک کاپیتان کشتی که مسئولیت‌ها را بین خدمه تقسیم می‌کند، ما هم با دقت مدیریت وظایف را به کسانی می‌سپاریم که بهترین عملکرد را دارند. تعیین زمان‌های شروع و پایان، مانند تعیین مسیر برای یک سفر است و باید با دقت و توجه انجام شود تا به موقع به مقصد برسیم.
گاهی اوقات، باید برنامه‌ها را تغییر دهیم یا تنظیم کنیم، مانند یک نویسنده که داستان خود را بازنویسی می‌کند تا داستان بهتری روایت شود. پایش پیشرفت، مانند نگاه کردن به نقشه در طول سفر است تا مطمئن شویم همچنان در مسیر درست حرکت می‌کنیم.
در نهایت، مدیریت تسک، فرآیندی است که در آن با هنرمندی و دقت، وظایف را سازماندهی، اولویت‌بندی و اجرا می‌کنیم تا هر پروژه‌ای با موفقیت به اتمام برسد. این کار، مانند رهبری یک ارکستر بزرگ است که هر بخش با هماهنگی کامل نواخته می‌شود تا در نهایت، موسیقی زیبا و دلنشینی خلق شود.
علاوه بر این، مدیریت تسک به اطمینان از تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه‌ها در زمان مشخص شده، ضمن رعایت محدودیت‌های بودجه‌ای و منابع موجود کمک می‌کند.
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه، هنر و علم برنامه‌ریزی، سازماندهی و به پیش بردن وظایف با هدف رسیدن به نتایج مطلوب در مسیر تحقق اهداف است. این فرآیند شامل شناسایی و تعریف وظایف، تعیین اولویت‌ها بر اساس میزان اهمیت و ضرورت، اختصاص وظایف به افراد یا گروه‌های مناسب و نیز تنظیم جدول زمانی برای اجرای آن‌ها است.
مدیریت پروژه به معنای نظارت و هدایت مستمر بر پیشرفت کار به منظور اطمینان از دستیابی به اهداف تعیین شده، با اتکا به دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌های مدیریتی است.
به بیانی بهتر، مدیریت تسک بخشی از مدیریت پروژه است و ابزارهای متعددی برای مدیریت تسک وجود دارد که از آن جمله می‌توان به ابزار مدیریت تسک اتورک اشاره کرد.
تفاوت‌های بین مدیریت تسک و مدیریت پروژه
مدیریت تسک و مدیریت پروژه دو حوزه‌ای هستند که هر چند در ظاهر به هم پیوسته هستند، اما با دقت در عمق آن‌ها، تفاوت‌های مهمی را می‌توان شناسایی کرد.
این تفاوت‌ها نه تنها در مقیاس و دامنه‌ی کاربردی آن‌ها نمود پیدا می‌کند، بلکه در رویکرد، جزئیات و هدف‌گذاری‌های اصلی آن‌ها نیز ریشه دارد:
مقیاس و دامنه هدف
اساسی‌ترین تفاوت بین مدیریت تسک و مدیریت پروژه در مقیاس اهداف و دامنه کاربردی آن‌ها است. مدیریت پروژه به مدیریت و هدایت یک مجموعه کامل از فعالیت‌ها با هدف رسیدن به یک نتیجه‌ی بزرگ و یکپارچه می‌پردازد که این فرآیند معمولاً با زمان‌بندی مشخص و محدوده تعریف شده‌ای از شروع تا پایان همراه است.
در مقابل، مدیریت تسک بر تک تک وظایف و کارهای جزئی متمرکز است که هر یک، قسمتی از پازل بزرگتر پروژه را تشکیل می‌دهند.
مثلاً اگر می‌خواهید یک خانه بسازید، برای راهنمایی فرآیند از مدیریت پروژه استفاده می‌کنید و باید توجه داشته باشید که ساخت و ساز از وظایف مختلفی مثل ریختن پایه، قاب‌بندی، تکمیل کار و غیره تشکیل شده که هر کدام وظایف مستقل خود را دارند.
تمام این وظایف باید انجام شوند تا پروژه‌ی ساخت خانه به صورت کامل به اتمام برسد. هر وظیفه جداگانه در پروژه در مرحله‌‌ی برنامه‌ریزی پروژه طراحی می‌شود؛ اما اگر فقط می‌خواهید یک پله از راه پله را تعویض کنید، این کار بیشتر مناسب مدیریت تسک است. این کار فقط نیاز به یک یا دو وظیفه دارد و به یک هدف کلی گره خورده نیست.
جزئیات و رویکرد
مدیریت تسک با تمرکز بر جزئیات، به اجرا و پیگیری وظایف فردی می‌پردازد و هدف آن اطمینان از اتمام موفقیت‌آمیز هر کار به صورت مستقل است. این فرآیند شامل برنامه‌ریزی دقیق، پیگیری زمان و مدیریت وظایف می‌شود.
در حالی که مدیریت پروژه، با دیدگاهی جامع‌تر، به کلیت پروژه از ابتدا تا انتها مربوط می‌شود و شامل تعریف اهداف، بودجه‌بندی، تحلیل ریسک‌ها و نظارت و کنترل بر تمام اجزای پروژه است.
پایداری و موقتی بودن
مدیریت تسک، به دلیل ماهیت وظایف روزمره و جزئی، فرآیندی مستمر و جاری است که در طول زمان تکرار می‌شود. این بخش به افراد و تیم‌ها کمک می‌کند تا وظایف روزانه و عملیاتی خود را مدیریت کنند.
مدیریت پروژه اما، برعکس، موقتی است و برای دوره‌های زمانی محدود و با هدف‌های مشخص تعریف می‌شود. پس از اتمام پروژه، فرآیند مدیریتی به پایان می‌رسد و به سراغ پروژه جدیدی می‌رویم.
در پایان، می‌توان گفت که هر دوی این رویکردها، با وجود تفاوت‌هایشان، برای موفقیت هر سازمانی ضروری هستند و به نوعی، دو روی یک سکه محسوب می‌شوند. مدیریت موثر تسک و پروژه‌ها، نیازمند درک و اجرای صحیح هر دوی این ابعاد است تا به اهداف کلان و جزئی به طور همزمان دست یافت.
این دو روش استفاده اهداف و نیازهای متفاوتی دارند. مهم است که بدانید کدام فرآیند مدیریت وظایف برای مورد استفاده شما مناسب است.
از مدیریت پروژه استفاده کنیم یا مدیریت تسک؟
انتخاب بین مدیریت پروژه و مدیریت کارها بستگی به نوع پروژه‌ای دارد که شما با آن سروکار دارید. به طور کلی هر پروژه هم به مدیریت پروژه و هم مدیریت تسک نیاز دارد و در واقع مدیریت تسک جزوی از مدیریت پروژه محسوب می شود که تداخلی با هم ندارند.
با این حال اگر پروژه خیلی کوچک و مختصر باشد، دیگر نیازی به مدیریت تسک نیست و با همان مدیریت پروژه می توان تمام کارهای مورد نیاز را به راحتی انجام داد.
اما برای پروژه‌های بزرگتر که به برنامه‌ریزی دقیق و هماهنگی بین افراد و گروه‌های مختلف نیاز دارند، مدیریت پروژه گزینه‌ای برتر است.
نتیجه‌گیری
گرچه اصطلاحات مدیریت تسک و مدیریت پروژه گاهی اوقات به جای هم به کار برده می‌شوند، اما همانطور که دیدیم تفاوت‌های واضحی بین این دو شیوه مدیریتی وجود دارد. تمرکز مدیریت وظیفه عمدتاً بر انجام وظایف فردی و جزئیات مربوط به آن‌ها است، در حالی که مدیریت پروژه یک نگاه کلی‌تر دارد و تمام مراحل یک پروژه را از شروع تا پایان دربرمی‌گیرد.
فهم این تمایزات برای مدیر پروژه، مدیر تسک و اعضا گروه عمیقاً حیاتی است، چرا که به آن‌ها در انتخاب دقیق‌ترین شیوه برای هدایت یک پروژه یا وظیفه یاری می‌کند.
با این حال توجه داشته باشید که در بسیاری از موارد، از هر دو روش مدیریت تسک و مدیریت پروژه به طور همزمان استفاده می شود. به عنوان مثال، می توانید از یک نرم افزار مدیریت وظایف برای پیگیری وظایف روزانه خود و از یک نرم افزار مدیریت پروژه برای برنامه ریزی و نظارت بر پروژه های بزرگتر خود استفاده کنید.
ابزار مدیریت تسک اتورک برای مدیران پروژه یک راهکار یکپارچه به منظور مدیریت وظایف، تیم‌ها و پروژه‌ها است که از زبان فارسی و انگلیسی پشتیبانی می‌کند.
استفاده از ابزار مدیریت تسک اتورک برای تمام کسب‌وکارها و فریلنسرها مناسب است و به کاربران اجازه می‌دهد تا برنامه‌ریزی وظایف و مدیریت زمان را به شکل بهینه‌ای انجام دهند.