تسک منیجر چیست؟ هر آنچه باید بدانید
در دنیای پرهیاهوی امروز، مدیریت تسک و پروژه به چالشی بزرگ تبدیل شده است. سیل عظیمی از کارها، ددلاین‌های فشرده و وظایف متعدد، ذهن ما را آشفته و تمرکزمان را مختل می‌کند. در این میان، ابزار مدیریت تسک یا تسک منیجر، همچون ناجی به کمک ما می‌آید و نظم و انسجام را به دنیای شلوغ وظایفمان باز می‌گرداند.
در این بخش از وبسایت اَتورک، همراه ما باشید تا با کارایی ابزار مدیریت پروژه، مزایای استفاده از آن و نحوه‌ی کار با این ابزار قدرتمند آشنا شوید. همچنین، یک نرم‌افزار مدیریت پروژه فارسی انگلیسی را به شما معرفی خواهیم کرد تا با استفاده از آن، به طور موثرتری وظایف خود را مدیریت کنید و به اهدافتان برسید.
مدیریت تسک یا Task Manager چیست؟
مدیریت تسک یا مدیریت وظایف، فرآیندی است که در آن مدیران پروژه کارهایی را که باید در طول روز انجام شود شناسایی کرده، روی آنها نظارت دارند و تکمیل می‌کنند.
این روش در قلب مدیریت پروژه قرار دارد و به معنای چیدمان هوشمندانه و موثر کارهاست. مدیریت پروژه با دقت به جزئیات می‌پردازد و یک قسمت مهم از برنامه‌ریزی کلی پروژه است.
مدیریت تسک فراتر از یک لیست ساده از کارهای روزانه است. این فرآیند به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را در زمان واقعی پیگیری کرده و مطمئن شوید که در مسیر درست برای رسیدن به اهداف خود قرار دارید.
اگر می‌پرسید تسک چیست؟ باید گفت یک تسک، همانند یک پروژه، چرخه زندگی دارد که شامل آماده‌سازی، اختصاص دادن، شروع کردن، تمام کردن و تایید می‌شود.
گاهی ممکن است وظایف لغو، منقضی، متوقف شده یا با شکست مواجه شوند. برخی از این وظایف برای آغاز یا اتمام به دیگر وظایف وابسته هستند.
ردیابی وظایف، فرآیندی است که به ما کمک می‌کند تا بر آنها نظارت داشته باشیم و این کار بخش مهمی از مدیریت پروژه را تشکیل می‌دهد. مدیریت وظایف یک حوزه‌ی پیچیده است که نیاز به دقت بالا در جزئیات، انعطاف‌پذیری و استفاده از ابزارهای مناسب دارد.
نرم‌افزار مدیریت پروژه یک ابزار آنلاین برای مدیریت تسک است که به تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا وظایف خود را به طور زنده و به صورت لحظه‌ای مدیریت کنند.
این نرم‌افزار امکان اختصاص دادن و اولویت‌بندی کارها، تنظیم وظایف دوره‌ای و ایجاد فضایی برای همکاری و به اشتراک‌گذاری فایل‌ها و نظرات بین اعضای تیم را فراهم می‌کند.
از آنجایی که وظایف می‌توانند اشکال و اندازه‌های متفاوتی داشته باشند، نرم‌افزار مدیریت پروژه نیز با قابلیت انعطاف و تنوع بالا طراحی شده‌اند. در ادامه بیشتر با ابزارهای مدیریت پروژه و کارایی آنها آشنا می‌شویم.
چرا به ابزارهای مدیریت پروژه نیاز داریم؟
اگر تنها کارتان واکنش نشان دادن به هر کسی است که در محل کار بلندتر فریاد می‌زند، شما نمی‌توانید بهره‌ور باشید. همین طور نمی‌توانید تنها با پاسخ به ایمیل‌هایتان کارآمد باشید یعنی چه؟
یافته‌های مرکز تحقیقات Pew نیز دلیل دیگری برای اینکه چرا شاید ما در رابطه با مدیریت وظایف آنقدر که فکر می‌کنیم خوب نباشیم ارائه می‌دهد: «۷۰٪ از کاربران فیسبوک هر روز وقت خود را در این اپلیکیشن صرف می‌کنند» شاید بهتر باشد کمی فکر کنیم، اگر همه وظایفشان را بهترین شکل انجام می‌دهند افرادی که 70% زمان‌شان را در فیسبوک می‌گذرانند چه کسانی هستند؟
مدیریت وظایف به صورت گروهی ضروری است چون احتمال دارد وظیفه پیش رویتان مهم‌ترین وظیفه برای انجام نباشد. شما باید زمان خود را به گونه‌ای مدیریت کنید که زمان کافی برای کار بر روی وظایف اولویت‌دار داشته باشید.
پس برای سازماندهی بهتر، به یک ابزار مدیریت وظایف نیاز دارید که در اولویت‌بندی کارها، پیگیری پیشرفت و همکاری با تیم به شما کمک کند.
اگر در ایران کسب و کاری دارید، نرم‌افزار مدیریت پروژه فارسی انتخاب بهتری است و به شما کمک می‌کند تا بر تمام کارهایتان به خوبی نظارت داشته باشید و به تیم نیز کمک می‌کند تا کارها را در موعد تعیین شده تحویل دهند.
مزایای استفاده از این ابزارها عبارتند از:
– می‌توانید به صورت یکجا تمامی کارهای درحال انجام را ببینید.
– می‌دانید کدام کارها اولویت دارند.
– متوجه می‌شوید چقدر زمان برای انجام این وظایف دارید.
– می‌توانید وظایف مشابه را با هم گروه‌بندی کنید تا کارهای مشابه را همزمان انجام دهید.
– بعضی از این ابزارها امکاناتی مانند مدیریت منابع، ردیابی زمان و همکاری تیمی را برای مدیریت بهتر پروژه‌ها نیز ارائه می‌دهند.
– مهم‌تر از همه، شما می‌توانید بار مسئولیت‌های خود را متعادل کنید و در صورت نیاز، وظایف و مهلت‌ها را تنظیم یا به دیگران واگذار کنید تا بیش از اندازه تحت فشار کاری قرار بگیرید.
3 مورد از رایج‌ترین ابزارهای نرم‌افزار مدیریت پروژه
در دنیای مدیریت پروژه، ابزارهای مختلفی برای سازماندهی و مدیریت وظایف وجود دارد. در اینجا به برخی از رایج‌ترین این ابزارها اشاره می‌کنیم.
لیست کارها (To Do List)
در ساده‌ترین شکل ممکن، شما می‌توانید با یک دفترچه و خودکار، لیست کارهایتان را بنویسید؛ اما این روش ساده، یک ایراد مهم دارد، اینکه جابجایی و اولویت‌بندی وظایف در آن دشوار است؛ به ویژه اگر وظایف زیاد و متنوع باشد.
امروزه، بیشتر برنامه‌های مدیریت وظایف دارای قابلیت لیست کارها هستند که به شما کمک می‌کنند تا وظایف را بهتر پیگیری و اولویت‌بندی کنید و آنها را به اعضای تیم اختصاص دهید.
لیست آنلاین کارها (Online Task Lists)
لیست آنلاین کارها، از لیست معمولی و دفترچه‌ای کارها یک گام فراتر است. چون به دلیل آنلاین بودن، از هر کجا قابل دسترسی است و به راحتی می‌توان آن را به‌روزرسانی و ویرایش کرد.
این ابزار به شما کمک می‌کند تا به خوبی روی وظایفتان نظارت داشته باشید. شما می‌توانید کارها را به راحتی دسته‌بندی کنید و برای سادگی بیشتر به آنها تاریخ انجام، درجه اهمیت، فایل‌های ضمیمه، یادداشت‌ها و حتی برچسب‌های مخصوص اضافه کنید.
همچنین، امکان تنظیم وظایفی که بارها تکرار می‌شوند وجود دارد تا نیازی به اضافه کردن مداوم آنها نباشد. اگر با یک تیم کار می‌کنید، قادر خواهید بود وظایف را به دیگر اعضا بسپارید تا همه در انجام کارها سهیم شوند.
بورد کانبان آنلاین (Online Kanban Boards)
اگر با لیست کارها احساس راحتی نمی‌کنید، می‌توانید از تخته کانبان برای سازماندهی کارها استفاده کنید. تخته‌های کانبان یک روش معروف و بصری برای مدیریت وظایف هستند. شما وظایف را روی کارت‌هایی می‌نویسید و این کارت‌ها را در ستون‌های مختلف می‌چینید.
ستون‌ها معمولاً با نام‌هایی مثل «باید انجام شود، در حال انجام، انجام شده» برچسب‌گذاری می‌شوند؛ اما شما می‌توانید نام ستون‌ها را به دلخواه خود تغییر دهید.
در ابزار تخته کانبان همانند ابزار لیست آنلاین کارها، شما می‌توانید فایل‌ها، نظرات، اولویت‌ها و موارد دیگر را به هر وظیفه اضافه کنید. در این ابزارها با رابط کاربری ساده‌ای که دارند، به راحتی می‌توانید پیشرفت کارها و تاخیرهای احتمالی را پیگیری کنید.
نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
نرم‌افزار مدیریت وظایف یا پروژه، روند مدیریت کارها را آسان‌تر می‌کند. به مدیران پروژه این امکان را می‌دهد که کنترل بیشتری بر کارهای پروژه داشته باشند و این توانمندی را تیم‌ها می‌دهد تا بهتر با یکدیگر کار کنند و وظایف خود را به اتمام برسانند.
یک نرم‌افزار مدیریت پروژه کامل، به شما اجازه می‌دهد که از همه ابزارهای مهم مدیریت وظایف در یک جا استفاده کنید.
مدیریت وظایف تنها به نوشتن لیستی از کارها و خط زدن آنها پس از انجام‌شان محدود نمی‌شود. بلکه شامل کنترل کارها، تعیین اولویت، همکاری با اعضای تیم و دنبال کردن پیشرفت‌ها نیز هست.
مزایای داشتن نرم‌افزار مدیریت تسک
نرم‌افزارهای پیشرفته مدیریت وظیفه می‌توانند کمک بزرگی برای افزایش کارآیی تیم‌های شما باشند. زمانی که این ابزارها با قابلیت‌های دیگر مدیریت پروژه ترکیب می‌شوند، اثربخشی آنها دوچندان شده و در مدیریت بهینه وظایف و پروژه‌ها به شما کمک می‌کنند.
در ادامه، به برخی از مزایای کلیدی که باید هنگام انتخاب یک نرم‌افزار مدیریت پروژه فارسی مناسب مد نظر قرار دهید را ذکر کرده‌ایم:
– زمانی که صرف کارها می‌شود را پیگیری کنید.
– با اعضای تیم خود همکاری داشته باشید.
– وظایف را منظم و اولویت بندی کرده و به دیگران واگذار کنید.
– پیشرفت کارها را لحظه به لحظه دنبال کنید.
– وضعیت وظایف را به صورت آنلاین به‌روز کنید.
– امکان افزودن یادداشت‌ها، فایل‌ها، لینک‌ها و نظرات به وظایف را داشته باشید.
– وظایف را با اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید.
– لیست‌های کار شخصی خود را در داخل وظایف ایجاد کنید.
چگونه از نرم‌افزار مدیریت پروژه برای مدیریت کارها استفاده کنیم؟
مدیریت تسک یک ابزار کامل برای مدیریت وظایف است که به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را در پروژه از شروع تا پایان به خوبی پیش ببرید.
شما می‌توانید کارهای خود را با استفاده از این نرم افزار به صورت زیر مدیریت کنید:
1. لیست وظایفتان را وارد کنید یا یک لیست جدید بسازید
این کار می‌تواند شامل وارد کردن اطلاعات از جداول یا سایر برنامه‌ها باشد. لیست وظایف را می‌توانید به شکل‌های مختلفی مثل نمودارهای زمانی، تخته‌های کاری یا انواع تقویم مشاهده کنید.
2. وظایف را اولویت‌بندی کنید
تصمیم بگیرید کدام وظیفه اول باید انجام شود و کدام‌ها را می‌توان بعداً انجام داد. با این کار، روی کارهای مهم‌تر تمرکز می‌کنید.
3. جزئیات وظایف را مشخص کنید
هر وظیفه باید شامل دستورالعمل‌ها و مدارک مرتبط باشد تا اعضای تیم بدانند باید دقیقاً چه کاری انجام دهند.
4. وظایف را به افراد تخصیص دهید
مشخص کنید هر کاری به چه کسی سپرده می‌شود تا همه بدانند چه مسئولیتی دارند.
5. با استفاده از نمای کانبان، وظایف را مدیریت کنید
این نما به تیم‌تان کمک می‌کند تا کارها را بر اساس مراحل مختلف پیشرفت سازماندهی کنند.
6. وظایف را فیلتر کنید
برای مدیریت راحت‌تر پروژه‌های بزرگ، می‌توانید وظایف را بر اساس معیارهای مختلفی مثل پیشرفت یا اولویت جدا کنید.
7. از ابزارهای همکاری استفاده کنید
این قابلیت‌ها به تیم اجازه می‌دهند که روی وظایف به صورت مشترک کار کنند و به راحتی با هم در ارتباط باشند.
8. پیشرفت‌ها را با داشبورد ردیابی کنید
یک داشبورد زنده نمایی کلی از وضعیت امور به شما پروژه می‌دهد و مشخص می‌کند کجاها پیشرفت خوبی داشته‌اید و کجاها نیاز به توجه بیشتری دارید.
9. گزارش‌های دقیق دریافت کنید
برای رسیدن به دیدگاه عمیق‌تر نسبت به وضعیت وظایف، می‌توانید گزارش‌هایی با جزئیات دقیق دریافت کنید.
نرم افزار مدیریت تسک یک راه‌حل همه‌کاره برای مدیریت وظایف است که به شما امکان می‌دهد کارها را به طور موثری سازماندهی، اولویت‌بندی و پیگیری کنید، تا از پیشرفت پروژه‌ها مطمئن شوید.
چطور وظایف تیم را با نرم‌افزار مدیریت پروژه مدیریت کنیم؟
یکی از چالش‌های بزرگ برای مدیران در زمان مدیریت پروژه، اطمینان از انجام وظایف توسط دیگران است.
موقعی که مسئولیت اجرای یک وظیفه بر دوش خودتان قرار دارد، با خود می‌گویید که به آن خواهید پرداخت، اما زمانی که وظایف را به دیگران واگذار می‌کنید، باید بپذیرید که گاهی اوقات نیاز به پیگیری و تذکر هست، حتی اگر این وظیفه در صورت‌جلسه‌ی یک جلسه ثبت شده باشد.
هنگامی که افراد در یک جلسه وظیفه‌ای را بر عهده می‌گیرند، ثبت آن و افزودن به برنامه مدیریت وظایف امری ضروری است. وظیفه‌ی مذکور باید به شخص مربوطه واگذار شود تا در فهرست کارهای شخصی او قرار بگیرد و از این رو، از فراموشی آن جلوگیری شود.
با بهره‌گیری از نرم‌افزار مدیریت پروژه، شما قادر خواهید بود تا پیشرفت کارها و عملکرد اعضای تیم خود را زیر نظر داشته باشید.
فیلتر کردن لیست وظایف پروژه بر اساس منابع، نمایی جامع از وظایف هر فرد را در اختیار شما قرار می‌دهد. سپس می‌توانید هرازگاهی به آنها یادآوری کنید که به چه کارهایی متعهد شده‌اند تا مطمئن شوید که کارها پیش از مهلت مقرر به اتمام می‌رسند.
جذابیت این روش در این است که لیست ساده کارهای شما به گزارش‌دهی مدیریت منابع متصل می‌شود؛ بنابراین قادر خواهید بود با استفاده از اطلاعات موجود در لیست وظایف، نمودار گانت Gantt chart یا تخته کانبان، جزئیاتی درباره افرادی که بیش از حد به آنها پروژه محول کردید یا افرادی که فرصت بیشتری برای انجام کارهای مضاعف دارند، بدست آورید. به این ترتیب در زمان و انرژی شما صرفه‌جویی می‌شود.
نرم‌افزار مدیریت پروژه فارسی نیز به شما این امکان را می‌دهد که با استفاده از ابزارهای مدیریت تسک، بار کاری تیم‌تان را با یک نگاه ارزیابی کنید.
اگر هر عضوی بیش از حد یا کمتر از حد کار دارد، در نمودارها نمایش داده می‌شود و مدیر پروژه این امکان را دارد تا مجدد وظایف را تخصیص بدهد تا فشار کاری متعادل شود.
مدیریت تسک در اتورک؛ بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه دو زبانه
اتورک Atwork یک نرم‌افزار مدیریت تسک پیشرفته است که با توجه به نیازهای کسب‌وکارهای مختلف و فریلنسرها، طراحی شده است. یکی از ویژگی‌های برجسته نرم‌افزار مدیریت پروژه اتورک پشتیبانی کامل از زبان فارسی و زبان انگلیسی است که این نرم‌افزار را از دیگر ابزارهای مشابه متمایز می‌کند.
این ویژگی به کاربران فارسی زبان نیز امکان می‌دهد تا با راحتی بیشتری با نرم‌افزار کار کنند و تسک‌ها و پروژه‌های خود را مدیریت نمایند.
با ابزار مدیریت تسک در اتورک، شما به امکانات جذاب و متنوعی دسترسی خواهید داشت، از جمله چت با هوش مصنوعی که تجربه‌ای متفاوت و کارآمد را به شما ارائه می‌دهد؛ همچنین می‌توانید به راحتی تیم‌های مختلفی بسازید، وظایف را به اعضا اختصاص دهید و پروژه‌هایتان را به صورت هوشمندانه مدیریت کنید.
یکی از مزایای کلیدی اتورک، کاهش فشار کاری است. با استفاده از ابزارهای برنامه‌ریزی و توزیع وظایف، می‌توانید از تمرکز بیش از حد کار بر روی یک فرد جلوگیری کرده و تعادل بهتری در تیم خود ایجاد کنید.
علاوه بر این موارد، داشبورد اتورک به شما امکان می‌دهد تا با یک نگاه، تمامی داده‌ها و اطلاعات مرتبط با پروژه‌هایتان را مشاهده کرده و تصمیم‌گیری‌های آگاهانه‌تری داشته باشید.
اتورک امکان ساخت پروفایل‌های حرفه‌ای برای خود و اعضای تیم را فراهم می‌کند، به این ترتیب می‌توانید اطلاعات و دستاوردهای سازمانی خود را به بهترین شکل مدیریت و به نمایش بگذارید.
استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف اتورک می‌تواند تحولی در نحوه‌ی مدیریت کارها و پروژه‌های شما ایجاد کند، به ویژه برای کسانی که به دنبال راهکاری جامع و به زبان فارسی یا انگلیسی هستند.
این نرم‌افزار مدیریت پروژه فارسی، ابزاری قدرتمند برای بهبود بهره‌وری و مدیریت موثرتر کسب‌وکار یا سازمان شما است. برای استفاده از آن کافیست همین الانن از صفحه ثبت نام اتورک دیدن کنید.