منظور از نرم افزار منابع انسانی چیست؟
سرمایه انسانی مهمترین داشته هر کسب و کاری است و مدیریت موفق این سرمایه تأثیر به‌سزایی در موفقیت یا عدم موفقیت آن کسب و کار دارد. به همین دلیل است که واحدهای منابع انسانی در کسب و کارها روز به روز اهمیت بیشتری پیدا می‌کنند و ابزارها و منابع بیشتری در اختیار آنها قرار می‌گیرد. نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی از پرکاربردترین این ابزارهاست که به مدیران منابع انسانی و کسب و کارها کمک می‌کنند تا نیروی انسانی خود را بهتر شناخته و با ساخت رابطه‌ی سالم‌تر و تعاملی‌تر، منجر به افزایش بهره‌وری آنها شوند. در این بخش از وبلاگ اتورک، قصد داریم نگاهی به چیستی نرم افزارهای منابع انسانی و انواع آنها داشته باشیم. با ما همراه باشید.
نرم افزار منابع انسانی (HR) چیست؟
نرم افزار منابع انسانی به راه حل دیجیتالی گفته می‌شود که مدیریت کارکنان را در تمام طول چرخه همکاری‌شان با یک کسب و کار برای متخصصان حوزه منابع انسانی ساده‌تر می‌کند. نرم افزار منابع انسانی می‌تواند مدیریت فرآیندهای استخدام، جذب اولیه، ارتباط در طول همکاری، پایان همکاری و… را به‌مراتب ساده‌تر کند. این موضوع باعث می‌شود تا تیم‌های منابع انسانی کارایی بیشتری داشته و وقت کمتری را صرف کاغذبازی‌های روزمره کنند.
استفاده از نرم افزار مدیریت منابع انسانی یکی از لازمه‌های کسب و کارهای موفق در دوران امروزی است که صرف نظر از اندازه یک سازمان یا کسب و کار، می‌تواند بر رشد آن کسب و کار تأثیر مثبتی بگذارد.
انواع نرم افزار منابع انسانی
استفاده از نرم افزار منابع انسانی موضوع جدیدی نیست؛ اما این دسته از ابزارها راهی طولانی از اولین روزهای به‌کارگیری‌شان طی کرده‌اند. نرم افزارهای منابع انسانی برای اولین بار در دهه 1980 در اختیار سازمان‌های بزرگ قرار گرفتند و با معرفی نرم افزارهای تحت وب در دهه 1990، استفاده از آنها رشد چشمگیری را تجربه کرد. امروزه اما، بیشتر نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی بر پایه فضای ابری ساخته می‌شوند.
ساخت نرم افزارهای منابع انسانی بر پایه فضای ابری، افزایش میزان شخصی‌سازی آنها برای هر کسب و کار و سازگاری آنها با سایر نرم افزارهای مدیریت کسب و کار را به‌همراه دارد. در بیشتر کسب و کارها، نرم افزارهای منابع انسانی بخشی از یک سیستم بزرگتر از ابزارهایی هستند که همراه با هم، مدیریت بخش‌های مختلف یک کسب و کار را سهولت می‌بخشند.
همچنین و با تخصصی‌تر شدن مقوله مدیریت منابع انسانی، نرم افزارهای مدیریت این منبع نیز دچار تغییر شدند که ایجاد انواع نرم افزار مدیریت منابع انسانی را به دنبال داشته است.
نرم افزارها و ابزارهای مدیریت منابع انسانی را می‌توان به سه دسته کلی تقسیم کرد. در ادامه، نگاهی به انواع نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی خواهیم داشت:
1. سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS)
سیستم اطلاعات منابع انسانی محبوب‌ترین نوع نرم افزار مدیریت منابع انسانی است. از این نرم افزارها برای جمع‌آوری، دسته‌بندی و نگهداری متمرکز داده‌های مربوط به کارکنان یک کسب و کار استفاده می‌شود. اطلاعات ذخیره‌شده در این دسته از نرم افزارهای منابع انسانی در ادامه مشاهده می‌کنید:
· مشخصات فردی و اصلی کارکنان
· جزئیات روزها و ساعت‌های حضور و یا مرخصی کارکنان
· میزان حقوق و سابقه پرداخت حقوق‌های قبلی
· مدیریت عملکرد کارکنان
· ثبت، رسیدگی و مدیریت درخواست‌های کارکنان از واحد منابع انسانی؛ مسائلی نظیر درخواست مرخصی یا مساعده
هدف اصلی استفاده از سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی (HRIS) ساده‌سازی انجام و مدیریت فعالیت‌های روزمره بخش منابع انسانی یک کسب و کار است. با استفاده از این دسته از نرم افزارها، مدیران و کارکنان بخش منابع انسانی می‌توانند با کاهش وقت صرف شده برای انجام برخی کاغذبازی‌ها و فرآیندهای تکراری روزمره، وقت بیشتری را صرف مسائل مهمتر کارکنان کرده و در راه افزایش میزان رضایت کارکنان از کار و ایجاد ارتباط بهتر بین کارفرما و کارکنان قدم بردارند.
نرم افزار اتورک نیز امکان ثبت تمام اطلاعات مذکور را دارد. این نرم افزار برای هر یک از اعضای تیم اعم از مدیران و کارکنان، یک پروفایل شخصی می‌سازد که تمام اطلاعات مربوط به آن فرد نظیر ساعات حضور و کارکرد، تسک‌ها یا کارهای انجام‌شده، مرخصی‌های گرفته شده و… در آن ثبت می‌شوند. این موضوع باعث می‌شود که اتورک برای متخصصان منابع انسانی نیز ابزار مناسبی باشد که در کنار ارائه ابزارهای مدیریت کسب و کار، می‌تواند به عنوان یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی نیز عمل کند.
1.5 سیستم ردیابی متقاضی (ATS)
بسیاری، سیستم‌های ردیابی متقاضی را زیرمجموعه سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) می‌دانند. سیستم‌های ATS به واحدهای منابع انسانی کمک می‌کنند تا رزومه‌های دریافتی را به صورت متمرکز نگهداری و دسته‌بندی کنند و در صورت لزوم برای موقعیت‌های آینده، به رزومه‌هایی که قبلاً ارسال شده‌اند نیز دسترسی داشته باشند.
سیستم‌های ردیابی متقاضی از آن دسته از نرم افزارهای منابع انسانی به‌شمار می‌روند که تخصصی‌تر بوده و برای کار خاصی طراحی شده‌اند. هدف اصلی این سیستم‌ها، ساده‌سازی فرآیند پیدا کردن کاندیدای مناسب بر هر موقعیت شغلی است.
2. مدیریت سرمایه انسانی (HCM)
سیستم‌های مدیریت سرمایه انسانی یا همان HCM گاهی با سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی (HRIS) اشتباه گرفته می‌شوند. درست است که این سیستم‌ها درست مانند سیستم‌های HRIS به ذخیره‌سازی اطلاعات مربوط به واحد منابع انسانی شرکت‌ها کمک می‌کنند؛ اما سیستم‌های مدیریت سرمایه انسانی (HCM)، قابلیت‌های بیشتری داشته و راه‌حل‌های پیچیده‌تری ارائه می‌کنند. این دسته از نرم افزارهای منابع انسانی، از اولین مرحله استخدام و مدیریت کارکنان تا بهینه‌سازی عملکرد افراد و فرآیندهای کاری در کنار کسب و کارها خواهند بود. بر همین اساس، عملکرد این دسته از نرم افزارهای منابع انسانی را در سه بخش مورد بررسی قرار داد:
1. جذب: فرآیند استخدام و سازگاری کارکنان جدید با عنوان فرآیند جذب شناخته می‌شود. تجربه اولیه افرادی که به‌تازگی وارد یک سازمان می‌شود اهمیت بسیار بالایی دارد. تا جایی که به گزارش سایتPsychology Today، 33 درصد از این افراد در 90 روز اولیه استخدام خود تصمیم به استعفا می‌گیرند. این موضوع اهمیت بسیار بالای شناخت اولیه افراد از یک سازمان را نشان می‌دهد. نرم افزارهای مدیریت سرمایه انسانی به اعضای جدید یک سازمان کمک می‌کنند تا به جای به انجام کوهی از کاغذبازی، وقت بیشتری را صرف آشنایی با محیط و همکاران جدید خود کنند.
2. مدیریت: سیستم‌های مدیریت سرمایه انسانی تمام فراز و نشیب‌های عملکردی، میزان حضور در شرکت و بررسی‌های عملکردی صورت‌گرفته در مورد تمام کارکنان را ثبت و ذخیره می‌کنند. با استفاده از این اطلاعات و با در نظر گرفتن فرهنگ سازمانی، کسب و کارها می‌توانند زندگی کاری نیروهای خود را هر چه بهتر و بهینه‌تر مدیریت کنند.
3. بهینه‌سازی: این بخش بیشتر بر رسیدن به بیشترین کارایی اعضای تیم تمرکز دارد. مسائلی نظیر میزان درگیری کارکنان با کار، آموزش و پیشرفت فردی، پاداش‌ها، توانایی‌ها و مهارت‌ها و حتی برنامه‌ریزی برای ارتقاهای شغلی جزو این بخش از عملکرد سیستم‌های مدیریت سرمایه انسانی به‌شمار می‌روند. این سیستم‌ها با استفاده از اطلاعات مذکور تلاش می‌کنند مسیر حرفه‌ای مناسبی را برای هر عضو تیم متصور شده و در نهایت، با افزایش رضایت آنان از کار خود، بهره‌وری را افزایش دهند.
3. سیستم مدیریت منابع انسانی (HRMS)
سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRMS) پیچیده‌تر از انواع پیشین نرم افزارهای منابع انسانی هستند. این دسته از نرم افزارها ضمن ترکیب قابلیت‌های دو سیستم پیشین (HCM و HRIS)، توجه بیشتری به جنبه‌های اجرایی رابطه با کارکنان دارند. همچنین، نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی توانایی محاسبه حقوق‌های پیچیده‌تر را داشته و سعی دارند با گزارش‌گیری از میزان بهره‌وری و تحلیل آنها، کارایی یک کسب و کار را افزایش دهند.
مزایای استفاده از نرم افزار منابع انسانی
همانطور که دیدیم، نرم افزارهای منابع انسانی می‌توانند در زمینه‌های مختلفی به کسب و کارها کمک کنند. این کمک و مزیت استفاده البته تنها محدود به مدیران کسب و کارها نمی‌شود و کارکنان نیز می‌توانند از قابلیت‌های این دسته از نرم افزارها استفاده کرده و مسیر شغلی مناسب‌تری را تجربه کنند. برای درک بهتر مزایای استفاده از نرم افزار های منابع انسانی، به لیست زیر نگاهی داشته باشید:
· صرفه‌جویی در زمان بر اثر انجام خودکار برخی کارها
· امکان تصمیم‌گیری بر اساس داده و اطلاعات واقعی
· سهولت در مدیریت تیم‌های غیرحضوری
· بهبود فرآیند جذب و استخدام
· افزایش میزان رضایت از کار و کاهش نرخ استعفا
· ثبت و دسترسی به اطلاعات مختلف در یک محیط یکپارچه
· امکان ارائه بازخوردهای سازنده و بر پایه داده
چگونه بهترین نرم افزار منابع انسانی را انتخاب کنیم؟
حال که با چیستی، انواع و مزایای استفاده از نرم افزارهای مدیریت و توسعه منابع انسانی آشنا شدیم، احتمالاً فکر کنید که چگونه می‌توان بهترین نرم افزار مدیریت منابع انسانی را پیدا کرد؟ برای پاسخ به این سوال می‌توانید از چهار مرحله زیر استفاده کنید:
قدم اول: نیازهای خود را شناسایی کنید.
اولین قدم یافتن و انتخاب کردن بهترین نرم افزار مدیریت منابع انسانی، شناخت نیازهای شما و کسب و کار شماست. ابتدا باید با نیازهای خود آشنا باشید تا بتوانید به درستی نرم افزار و ابزاری را انتخاب کنید که بیشترین سازگاری را با شما و کسب و کارتان دارد. برای شناخت بهتر نیازهای خود، به سوالات زیر پاسخ دهید:
· اندازه کسب و کار شما چقدر است؟ فکر می‌کنید در چند سال آینده چند نفر دیگر به تیم شما می‌پیوندند؟
· نحوه کار کسب و کار شما چگونه است؟ حضوری؟ غیرحضوری؟ یا هیبرید؟
· مهمترین چالش‌های فعلی واحد منابع انسانی کسب و کار شما کدامند؟
· از نرم افزار منابع انسانی چه انتظاراتی دارید؟
· رابطه اعضای تیم شما با تکنولوژی چگونه است؟ برای مثال آیا کار کردن با سیستم‌های ساده‌تر اما با قابلیت‌های کمتر برایشان راحت‌تر است یا مشکلی با کار کردن با ابزارهای پیچیده ندارند؟
· قصد دارید چقدر بودجه برای این نرم افزار کنار بگذارید؟
قدم دوم: گزینه‌های موجود در بازار را مورد بررسی قرار دهید.
پس از آشنایی با نیازهای خود و مشخص کردن انتظارات‌تان از یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی، گزینه‌های در دسترس را مورد بررسی قرار دهید. این روزها نرم افزارهای منابع انسانی متعددی در بازار وجود دارند، برای سنجش آنها می‌توانید از سوال‌های زیر استفاده کنید:
· آیا این ابزار تمام نیازهای شما را برطرف می‌کند؟
· رابط کاربری و تجربه کاربری استفاده از این نرم افزار چگونه است؟
· آیا این نرم افزار نسخه رایگان دارد؟ آیا بودجه‌ای که برای این موضوع کنار گذاشته‌اید برای خرید این نرم افزار کافی است؟
· آیا این نرم افزار فقط برای شرکت‌های بزرگ طراحی شده یا کسب و کارهای متوسط و کوچک نیز می‌توانند از آن استفاده کنند؟
قدم سوم: یک لیست درست کنید.
پس از بررسی گزینه‌های موجود در بازار، بسته به نیازها و انتظارات خود از میان آنها دست به انتخاب بزنید تا در نهایت به یک لیست کوتاه برسید. برای اینکار می‌توانید از کسانی که از آن نرم افزارها استفاده می‌کنند نظرخواهی کنید. مقاله‌های مقایسه‌ای بین نرم افزارهای مختلف را بخوانید. حتی می‌توانید سوالات خود را از تیم‌های فروش و پشتیبانی نرم افزار مورد نظر خود بپرسید تا بتوانید انتخاب آگاهانه‌تری داشته باشید.
قدم چهارم: امتحان کنید.
هر کدام از نرم افزارهایی که انتخاب کردید را نصب و اجرا کنید تا بتوانید به‌صورت عملی و شخصاً نیز با آنها کار کرده باشید. برای اینکار بهتر است از نظر مدیر یا مسئول منابع انسانی خود نیز استفاده کنید.
قدم پنجم: وقت اجراست!
پس از رسیدن به یک لیست کوتاه و امتحان کردن هر کدام از آنها، در نهایت به یک گزینه می‌رسید که بیشترین سازگاری را با نیازها، انتظارات و بودجه شما دارد. اکنون زمان آن فرا رسیده است که این نرم افزار جدید را در کسب و کار خود پیاده‌سازی کنید تا از مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت منابع انسانی بهره‌مند شوید.